Tem para todos os gostos. Há quem use post-it, há quem anote em um caderno, uma agenda, uma folha rabiscada na mesa, e-mail para você mesmo, escreve na mão, no braço, em qualquer pedaço de papel que estiver pela frente.

Há quem não anote nada, 100% na memória. Há também os que anotam tudo: escovar os dentes, tomar café, inspirar, expirar...

Organizar

No primeiro caso, em algum momento, mesmo que demore, a sua memória vai te deixar na mão. E provavelmente vai ser naquela hora que você não poderia esquecer. Já no segundo caso, você vai passar mais tempo anotando do que realmente fazendo as coisas que estão na lista.

O “não organizar” praticamente não existe. Independente do método e da eficiência, todos temos nossa forma de saber o que fazer em seguida. Resta saber o quanto organizar, qual é o meio termo ideal, como?

É interessante dividir a ideia de organização em duas partes:

Método

É a forma como você vai criar, listar e agrupar suas tarefas. É o que vai decidir o que deve ser feito, o que deve ser anotado em sua lista, o que é para agora, o que é para depois. Não precisa pesquisar muito pela internet para descobrir diversos métodos desenvolvidos pelas mais diversas pessoas (professores, empresários, especialistas em produtividade, alguns renomados e bem reconhecidos).

Um dos mais populares é o Getting Things Done (GTD) de David Allen. Em português, o nome do livro é “A Arte de Fazer Acontecer”. Nele, a ideia é tirar do cérebro o trabalho de organizar as tarefas. Uma ferramenta deve fazer esse isso, enquanto o cérebro fica livre para ter novas ideias, sem a preocupação de estar deixando algo para trás.

Uma ponto muito interessante do GTD é a regra dos 2 minutos: se a tarefa precisar de menos de 2 minutos para ser feita, faça-a AGORA. Parece exagero, mas há no dia-a-dia inúmeros exemplos que sempre deixamos para depois: lavar a louça logo após usar, retirar o lixo, responder um e-mail, arrumar o quarto assim que você troca de roupa. Segundo o método, esse tipo de tarefa nunca deve ser adiada ou entrar em uma lista de afazeres.

Ainda sobre o GTD, ele define 5 passos para ajudar no processo de organização. Começa com a coleta de tudo que você precisa fazer, depois vai filtrando o que pode ser feito, o que deve ser arquivado, o que deve ser feito sem colocar na lista. Em seguida as tarefas são categorizadas. Revisar suas listas sempre que necessário. E por fim, fazer!

Esse exemplo é apenas para mostrar qual é o papel do MÉTODO na organização. Além disso, é possível encontrar textos e mais textos com dicas e comportamentos de como melhorar sua produtividade e diminuir a procrastinação pela internet.

Ferramenta

Para fazer o método ACONTECER são usadas as FERRAMENTAS. Desde as mais tradicionais, como já citei: post-it, agenda, bloco de notas, um quadro de anotações. Até as mais modernas, como os aplicativos hospedados na tal da nuvem, que podem ser acessados de qualquer lugar. Vamos nos concentrar nessas, mesmo porque é disso que estamos falando aqui.

Algumas são desenvolvidas para seguirem uma metodologia específica, o que NÃO é o caso do livinDay. Nossa ideia é dar liberdade e condições totais para aplicar o método que você quiser, ou mesmo desenvolver um método seu. 

Nos concentramos em armazenar suas tarefas e mostrar seu dia da maneira mais organizada possível, mas deixamos pra você todas as opções de como classificar e quando mostrar as tarefas.

No centro de tudo temos um conceito bem objetivo: HOJE. Ao usar o livinDay você vai perceber que todo o foco é no seu dia. Sua página principal (ou dashboard, se preferir) vai ser sempre preenchida pelo que você precisa fazer no dia. 

Nosso objetivo como gerenciador de tarefas é ir além de armazenar suas ideias e aumentar sua produtividade. Buscamos a qualidade de vida, diminuir a ansiedade com tarefas pendentes e a preocupação com compromissos futuros.

Fazer

Apesar de tudo isso, uma coisa é certa: nenhuma ferramenta vai efetivamente fazer suas tarefas. Você não vai se tornar mais produtivo no momento que anotar seus afazeres, sejam pessoais ou profissionais. É muito comum começar a seguir um método e usar uma ferramenta, mas em poucas semanas abandonar por não ter resultado “visível”, aquele BOOM na produtividade.

Independente da ferramenta, suas listas precisam ser constantemente atualizadas, até mesmo durante o dia conforme as tarefas são realizadas. O benefício de usar uma lista de tarefas é muito maior do que não esquecer o que precisa ser feito:

Saber qual é o próximo passo: assim que concluir um item da lista, você não precisa parar e pensar o que deve fazer. Já vai estar lá, no próximo item.

Controlar sua “carga” diária: são 24 horas e somos humanos interagindo com outros humanos, com imprevistos acontecendo a todo momento. Se você acordar pela manhã e encontrar uma lista com 52 tarefas, então algo está errado. Eu teria um palpite que NÃO vai dar tempo de fazer tudo.

Atenção no que precisa ser feito: mantendo sua lista atualizada você sabe o que é realmente importante. Fazer um trabalho que não está na lista pode ser um indício que você está invertendo prioridades.

Alívio para o cérebro: apesar de você não precisar da lista para memorizar suas tarefas, pois a maioria delas você sabe quando e como fazer, anotando em uma lista você alivia essa carga. Seu cérebro pode dedicar 100% do processamento para fazer o que você está focado em fazer, sem dividir atenção com mais nada.

Esse último item, inclusive, está relacionado diretamente com a qualidade de vida. Essa pequena parte do seu cérebro que fica processando a todo momento o que precisa ser feito vai drenando aos poucos sua energia, desde o momento que você acorda, até quando vai se deitar novamente. 

Resultado: você fica exausto sem ter feito absolutamente nada, apenas se preocupado com o que deveria fazer.

Só não vale desistir antes de tentar. E quando eu digo tentar não é somente criar uma dúzia de tarefas e esquecer. É estabelecer uma rotina, aplicar um método, mesmo que seja um método seu. Usar todos os dias, anotar de forma responsável (regra dos 2 minutos), revisar suas listas, atualizar o andamento do que já foi feito, reajustar as prioridades.