Criando tarefas e eventos que se repetem periodicamente
Grande parte das tarefas que realizamos no dia a dia são feitas de forma automática, principalmente no trabalho.
Todos os dias, uma vez por semana, uma vez por mês, enfim... são coisas que você sabe que precisarão ser feitas.
Mas ainda assim é possível que você se esqueça de alguma delas.
Ou ainda, por serem tarefas que acontecem sempre, é muito difícil lembrar de todas as vezes que você as realizou. Às vezes, alguma coisa sai errado e você precisa reagendar ou realizar uma ação extra.
Aqui surgem as repetições!
O objetivo delas é que você não se esqueça de nenhuma ocorrência e que registre sempre que algo diferente acontecer.
No livinDay é possível agendar repetições tanto de tarefas quanto de eventos.
Iremos demonstrar as repetições nas tarefas, pois elas funcionam de maneira idêntica para os eventos.
Criando um tarefa com repetição
Quando você cria uma nova tarefa, sempre haverá uma parte no final para configurar a repetição dessa tarefa:
São 3 formas de repetir a tarefa:
Semanal: você marca os dias da semana que deve ser executada. É importante destacar que esse tipo de repetição ocorre no máximo 1 vez por dia.
Isso quer dizer que, se você programar uma tarefa para ser criada às 8h da manhã da segunda-feira, e depois que ela for criada, você alterar a repetição para as 18h, ela não será criada novamente no mesmo dia, apenas às 18h do próximo dia escolhido.
Mensal (por dia): você escolhe o dia do mês (de 1 a 31, ou último) que deve ser executada. Esse tipo de repetição ocorre no máximo 1 vez por mês.
Ou seja, se você programar uma tarefa para o dia 05 do mês, e depois que ela for criada, você alterar a repetição para o dia 15, ela não será criada novamente no mesmo mês, apenas no dia 15 do mês seguinte.
Mensal (por semana): você escolhe o dia da semana e em qual semana deve ser executada (primeira quinta, ou última sexta). Assim como no tipo anterior, essa repetição ocorre no máximo 1 vez por mês.
Em todos os tipos de repetição você pode escolher os meses que elas serão executadas. Dessa forma, você pode definir repetições anuais.
Por exemplo, escolhendo uma repetição mensal (por dia) no dia 7, e escolhendo apenas o mês de maio, fará com que a tarefa ou o evento seja criado somente uma vez por ano, no dia 7 de maio.
Gerenciando Repetições
Sempre que você informar um tipo de repetição enquanto cria a tarefa iremos criar, além da tarefa, uma repetição que pode ser vista no menu Tarefas > Repetições:
Aqui você vê uma lista de todas as repetições de tarefas configuradas:
A qualquer momento você pode alterá-la. A repetição da tarefa é dividida em duas partes:
Modelo da tarefa: são as informações de como a tarefa será criada. Aqui será definido o nome da tarefa, o responsável, os itens e as tags.
Observação
O modelo de tarefa não inclui arquivos, detalhes e lembretes da tarefa, portanto essas informações não serão replicadas nas repetições futuras.
Dados da repetição: são as informações de quando a tarefa será repetida. Tipo de repetição e hora do dia.
Há uma opção em cada repetição para consultar todas as tarefas criadas a partir dela. É uma boa alternativa para pesquisar algum histórico de eventos ou saber em quais ocasiões houve alguma falha.
Você pode também criar diretamente pela página de repetições, no botão , sem estar vinculada a uma nova tarefa.
Como funciona a repetição?
Suponhamos que você configurou uma tarefa para repetir toda segunda e quarta às 8 horas. Sempre que chegar esses dois horários o livinDay irá criar a tarefa automaticamente com as informações do modelo da tarefa.
A pessoa que criou a repetição será notificada que uma repetição foi executada. O responsável pela tarefa será notificado que existe uma nova tarefa delegada a ele. E os demais participantes da tarefa serão notificados que a tarefa foi criada.
Opções para Parar a Repetição
Você pode parar uma repetição de duas formas:
Desativando: ela não é mais executada, mas continua no sistema. É possível reativar essa repetição.
Removendo: ela é totalmente removida do sistema. Essa ação não pode ser desfeita.
Observações sobre as Repetições
A forma como as repetições são executadas envolve uma série de regras. Fique atento para não se confundir:
- Só ocorrem no futuro. Sempre que você cria uma repetição, agendaremos todas as vezes que ela irá ocorrer a partir de agora. Não é possível gerar tarefas automaticamente com datas passadas.
- Fique atento à regra de repetição: repetições semanais ocorrem no máximo uma vez por dia. Repetições mensais ocorrem no máximo uma vez por mês (mesmo que você mude o dia após a execução, ela só será executada novamente no mês seguinte).
- As repetições são executadas por até 28 dias desde o seu último acesso ao livinDay. Após esse período não iremos mais criar tarefas nem eventos automaticamente.
- Elo inativos não terão suas repetições executadas.
Ufa, essa aula foi puxada!
Mas assim que você pegar o jeito das repetições, elas serão uma das suas principais ferramentas de organização.
Vamos para a última parte do primeiro módulo: uma explicação sobre a tela inicial.